Guía para la elaboración de Manual de Funciones

Marco Teórico

Manual de Funciones

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada colaborador  en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental y  profesional de cada uno de los colaboradores  u operarios de la organización  ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos de la organización.

 Objetivo del Manual de Funciones

Describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las

responsabilidades en cada uno de los cargos.

Objetivos específicos

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones
2. La disciplina es fácil de mantener
3. Claridad y sencillez
4. No hay fugas de responsabilidad

Nombre del cargo: El nombre o la denominación del empleo, se establece de acuerdo del Decreto 785 de 2005.

Nivel: Es la categoría a la que se encuentra adscrito el empleo, que puede ser Directivo, Asesor, Profesional, Técnico, Asistencial, conforme lo establece el Decreto 785 de 2005.

 Código: Corresponde al señalado en el Decreto 785/05, que es la norma que se ajusta la respectiva planta de personal y expresa:

●       El primer dígito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo.

●        El segundo digito es para el orden territorial los dos dígitos siguientes corresponden a la denominación del cargo, dentro del respectivo nivel jerárquico.

Grado: El Grado Salarial, es pues el número que indica la asignación básica mensual para cada denominación de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, según la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones. Son dos dígitos que corresponden al grado de remuneración o de la escala de asignación salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades competentes, en cada nivel.

Competencias: las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público.

 Competencias Comunes: son las destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público, en todos los colaboradores y niveles de la administración pública.

 Conocimientos Esenciales: los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales.

Competencias Comportamentales Por Nivel Jerárquico:  conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad, que se deben tener según el nivel del cargo, sea este directivo, asesor, profesional, técnico, asistencial.

 Funciones Específicas: Son aquellas actividades o tareas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características:

●       Describen lo que una persona debe realizar.

●        Responden a la pregunta: “¿qué debe hacerse para lograr el propósito principal?”.

●        Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace actualmente;

RESUMEN

La Guía técnica para el diseño del manual de funciones en el presente trabajo es un paso a paso de los ítems que incluye dicho manual el cual se realiza para tener un archivo ya sea físico, digital o de esquema gráfico de las características del cargo, sus funciones, responsabilidades, conocimientos, experiencia y demás puntos que se especifican al interior del trabajo.

1.    INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo de realizará una guía para la elaboración del manual de funciones que es una parte importante para nosotros que seremos futuros gestantes de talento humano ya que aquí se dará a conocer las funciones, habilidades, experiencia, conocimientos y además ayuda a facilitar los diferentes procesos uno de ellos es el proceso de selección ya que con un manual de funciones bien estructurado se le facilitará escoger el personal idóneo para la organización.

En la siguiente guía se dará a conocer los puntos que debe tener el manual de funciones para su fácil construcción y modificación siempre y cuando sea necesario. Ya que para las organizaciones es de vital importancia tener manuales de funciones para así evitar sobre carga laboral, pautas claras para evitar malas funciones de los colaboradores y que estos puedan ser más competitivos al momento de ejecutar sus funciones

   ABSTRACT

In the following work you will make a guide for the development of the manual of functions that is an important part for us that we will be future pregnant women with human talent, since here we will present the functions, skills, experience, knowledge and also help to facilitate the different processes one of them is the selection process since with a well-structured function manual it will be easier to choose the right personnel for the organization.

In the following guide will be announced the points that should have the manual of functions for easy construction and modification as and when necessary. For organizations it is of vital importance to have function manuals to avoid overload, clear guidelines to avoid bad functions of employees and that these can be more competitive when performing their functions

OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer todos los puntos necesarios para la creación y actualización de manuales de funciones en el departamento de gestión de talento humano

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-Proporcionar información sobre el diseño de un manual de funciones

-Reconocer el nivel jerárquico que posee cada cargo según la información suministrada

-Implementar los códigos y reconocer cada uno de sus puntos

3   JUSTIFICACIÓN

El diseño de una guía para elaborar un manual de funciones hace que sea más entendible para quienes requieran realizar dicho manual y por lo cual se evidencia en el presente trabajo.

Misión

Diseñar y suministrar servicios propios de la administración del talento humano, mediante la estructuración de programas, técnicas y sistemas de gestión de manera útil, eficiente acorde a la normatividad legal, políticas institucionales y a las respectivas demandas de cada sector.

Visión

Liderar en el 2020 en el Centro de Comercio y servicios de la Regional Risaralda, el diseño y la prestación de servicios de la administración del talento humano de manera eficiente e incluyente con los más altos estándares de calidad y satisfaciendo las necesidades de clientes internos y externos.

2 Descripción Básica Del Cargo

1. Identificación del nivel jerárquico

Se determina el nivel jerárquico que pertenece cada colaborador de acuerdo con el decreto 785 de 2005 reglamento por el decreto nacional 2484 de 2014 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.

3 Niveles Jerárquico

                                

1.  Nivel superior o estratégico: Elaboran las políticas y estrategias. Determinan de los objetivos a largo a largo plazo y el modo en que la organización interactúa con las demás de entidades. En este nivel se toman las decisiones que pueden afectar a toda la organización. En este lugar o nivel se encuentran:

-       Gerente

-       Subgerente

Y entre otros cargos que se determinan dependiendo del nivel de responsabilidad que estos tengan. 

2. Nivel táctico: es dirigido y ejecutado por los ejecutivos y jefes de mediano nivel en la organización y comprende las áreas específicas de trabajo por las cuales está conformada la empresa, coordina la utilización de los recursos y su fin principal es la eficiencia.

3.Nivel inferior u operativo: Corresponde a la asignación de las tareas puntuales que debe realizar cada colaborador de la organización en cada una de las áreas de trabajo que componen la compañía. Se desarrolla a partir de los lineamientos proporcionados por los niveles de planeación estratégico y táctico.

Este nivel es dirigido y ejecutado por los jefes con menor rango jerárquico en la empresa. Cumple con tareas muy específicas, tales como producción y operación de productos y servicios. Los encargados siguen procedimientos y acatan reglas definidas con precisión por parte de los otros dos niveles y sus actividades cubren periodos de tiempo específicos de acuerdo a cada proceso.

1.1. Determinar el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo

1. Nivel de complejidad de funciones
2. Nivel de autonomía
3. Nivel de responsabilidad
4. Nivel de educación
5. Nivel de capacitación
6. Nivel de experiencias requeridas.

 1. La técnica conocida con el nombre de (Análisis del Puesto), la cual además nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organización y las características físicas y sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen. a través de esto se determina la complejidad de las funciones

2.La autonomía es la capacidad de los empleados para el control de su situación laboral. En función de tu empresa y la industria, la autonomía del empleado podría implicar una opción en la selección de proyectos, roles o clientes.

3.  Cada cargo en la organización debe contar con funciones, roles y responsabilidad específicas, que orienten al funcionario que los ocupa, y le permitan ejecutar el rol necesario para contribuir efectivamente al logro de los objetivos de los Procesos en los cuales participa, como así también de los objetivos de la institución.

4. La educación se refiere al desarrollo o perfeccionamiento de las facultades intelectuales del colaborador, es necesario que el colaborador tenga la formación básica necesaria para apoyar la toma de decisiones a lo largo de la actividad de la organización

5.  Es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas del colaborador

6.  Hace referencia al conjunto de conocimientos y aptitudes que un individuo o grupo de personas ha adquirido a partir de realizar alguna actividad profesional en un transcurso de tiempo determinado donde se destacan las labores desempeñadas que van más acordes con el cargo al cual se aspira.

1.2 Identifique la denominación del empleo

Aquí se pondrá cómo se denomina el cargo en el organigrama, esto depende del área de desempeño, responsabilidades, área ocupacional y demás factores como el mercado laboral u observatorio laboral.

1.3 Identifique el código

Codificar cargos

Paso 1

Se identifica el campo en el cual se encuentra ubicado dependiendo el tipo de trabajo que es desarrollado y las áreas de industria que son las siguientes:

Tabla 1 paso 1

Código	Área de desempeño	Descripción
1	Dirección y Gerencia	Contiene las ocupaciones de alta dirección y gerencia media en empresas privadas y públicas de las ramas ejecutiva, legislativa y judicial del poder público.
2	Finanzas y administración	Provisión de servicios financieros, crédito, seguros e inversiones administrativos o de apoyo.
3	Salud	Provisión de servicios de salud directamente a pacientes o prestación de dichos servicios como apoyo
4	Arte y Cultura	Requiere talento creativo, capacidad atlética o casos de estudios superiores
5	Ventas y servicios	Dedicadas a las ventas y provisión de servicios personales, protección y seguridad, turismo, hotelería y gastronomía.
6	Transporte y oficios	Se dedica a transportar mercancía, cartas, correspondencia

Paso 2

Codificar el nivel según la complejidad de funciones, nivel de autonomía y responsabilidad, además del nivel de educación, capacitación y experiencias requeridas. A continuación, se presenta el cuadro con el código que corresponde al nivel de cualificación:

Tabla 2 paso 2

Nivel	Definición
A	Las ocupaciones suelen ser muy variadas y complejas, exige un alto grado de responsabilidad por el trabajo de otros y asignación de recursos.
B	Ocupaciones variadas, responsabilidad de supervisión, un grado de autonomía y juicio evaluativo
C	Actividades físicas e intelectuales, variadas y complejas, con algún nivel de autonomía, entrenamiento en el trabajo o experiencia.
D	Sencillas y repetitivas, fundamentales de carácter físicos, con alto nivel de subordinación, experiencia laboral mínima o no se exige.

Paso 3

A continuación, se recopilan las áreas ocupacionales dependiendo de las áreas de desempeño:

Tabla 3  Finanzas y administración

Código	Área ocupacional
00	Dirección y gerencia
01	Profesionales en administración y finanzas
02	Ocupaciones administrativas

Tabla 4  Arte, cultura, recreación y deporte

Código	Área ocupacional
03	Profesionales en el arte y cultura
04	Ocupaciones técnicas y especializadas en el arte y cultura

Tabla 5  Ventas y servicios

Código	Área ocupacional
05	Técnicas en ventas y servicios
06	Intermedias en ventas y servicios
07	Elementales en ventas y servicios

Tabla 6  Procesamiento, fabricación y ensamble

Código	Área ocupacional
08	Supervisores y ocupaciones técnicas en procesamiento y fabricación de bienes.
09	Operarios

Paso 4

4 Cargo Según Su Ocupación A Través De Dos Dígitos

5 Cargo Según Su Ocupación A Través De Dos Dígitos

Ejemplo:

6 ejemplo

1.4 Relacione el número de cargos

Corresponde al número de cargos con igual denominación, código, grado de remuneración

Relaciones de coordinación

Internas: Directamente e indirectamente

Externas: Directamente e indirectamente

1.5 Identificación del cargo del jefe inmediato

Líneas de dependencia:

Directa: establece el orden jerárquico superior inmediato.

Interdependencia: establece órdenes jerárquicos indirectos.

7 organigrama

Basado en el organigrama se define quien supervisa directamente el cargo de quién se describe el manual de funciones.

1.6 Asignación Salarial

Es aquella remuneración que se le da al colaborador a cambio del desarrollo de sus tareas o funciones establecidas. Esta remuneración dependerá de las responsabilidades, funciones, nivel jerárquico, entre otros.

1.7 Debilidades y fortalezas del cargo

Identificar las debilidades y fortalezas de cada cargo realizando un análisis específico de las funciones, responsabilidades y enfoques.

2. Identificación del área o proceso al cual se asigna el empleo

Aquí se debe de hacer identificación de la ubicación funcional del empleo, ayudará a identificar la participación dentro del área estos son: misional, estratégico, operativo.

3. Descripción del propósito principal del empleo

8 Objetivo Estratégico Del Cargo

En este punto se describe todo lo que el área debe de lograr, sus productos o servicios que lo caracterizan; estos deben de tener un:

Verbo en primera persona

Objeto

Condición

3.1 Descripción de las funciones esenciales del cargo

9 Descripción De Las Funciones Esenciales Del Cargo

Aquí se debe describir las actividades necesarias para el cumplimiento del propósito principal

Es recomendable tener de 6 a 10 funciones por cargo

Las funciones deben tener la redacción gramatical de:

Verbo en primera persona

Objeto

Complemento

Cada función es un resultado diferente

Para conocer si está función es esencial se deben realizar preguntas como: ¿Qué pasa si está función no se realiza?  y si la respuesta es negativa significa que esa función no es necesaria.

4. Descripción de los conocimientos básicos o esenciales

Aquí se debe de describir todos los conocimientos que debe tener la persona que vaya a ocupar el cargo del cual se realiza el manual de funciones para que realice las funciones de la manera más eficaz.

5. Competencias

Aquí se deben de identificar las competencias que debe tener cada colaborador y hacer unas descripciones basado en el diccionario de competencias, estas competencias son:

Transversales

Comportamentales

Técnicas

Organizacionales

De rol

6.  Fijación de requisitos de formación académica y experiencia

Aquí se deben de especificar qué estudios debe tener el colaborador para el correcto desempeño de este manual de funciones ya sea bachillerato, carrera profesional, técnica o tecnológico; cursos cortos, capacitaciones. Y la experiencia que debe tener en el desarrollo de ese mismo cargo en otras organizaciones.

CONCLUSIONES

Con el anterior trabajo de guía de Manual de funciones se tendrá un mejor rendimiento y facilidad al momento de nosotros como gestores de talento humano ya que nos permitirá diseñar manuales de funciones en las empresas que no los obtenga o modificarlo según la visión si es a corto, mediano o largo plazo ya que Brinda mayor facilidad al momento de crear y modificar el manual de funciones. Ayuda a la optimización de recursos. Está guía nos ayudará a construir un instrumento de control sobre las funciones, habilidades y competencias que debe tener un colaborador para desempeñar su puesto de trabajo