Informe Manuales Administrativos

INTRODUCCIÓN

Un manual es aquel donde se evidencian las instrucciones, explicaciones y paso a paso de cómo realizar ciertas tareas puede referirse a diferentes ámbitos, en este caso hablaremos principalmente de los manuales administrativos los cuales cumplen muchas funciones y tienen muchos beneficios, por ende, es importante implementarlos en las empresas, ya que nos permiten almacenar información y plasmar una guía del plan organizacional y demás beneficios que se encontrarán a continuación. Se evidenciarán datos sobre los manuales administrativos como sus objetivos, ventajas desventajas y cómo se clasifican, función específica, manuales generales, específicos. Entre estos manuales podemos encontrar el manual de procedimientos, sus criterios, contenidos y descripciones.

 Dichos manuales administrativos contienen la identificación, índice, introducción, objetivo del manual, ámbito de la aplicación, autoridad, cómo usar el manual y directorio, antecedentes históricos, base legal, estructura funcional, organigrama y estructura de cada unidad orgánica; cuando hablamos del manual de procesos o procedimientos contiene el índice, introducción, objetivos del manual, alcance, cómo usar el manual, revisiones y recomendaciones, organigrama, interpretación de la estructura orgánica, sistemas de organización, tipo de departamentalización, amplitud de la descentralización y centralización, relaciones entre el personal con autoridad de línea y asesoría, gráficas, diagrama de flujo, estructura procedimental, descripción narrativa de los procedimientos, formas e instructivos. 

ABSTRAC

A manual is one where the instructions, explanations and step by step of how to perform certain tasks are evident.  can refer to different areas, in this case we will talk mainly about  the administrative manuals which fulfill many functions and have many benefits, therefore it is important to implement them in companies, since they allow us to store information and translate an organizational plan guide and other benefits that will be found below.  Data on administrative manuals will be evidenced as their objectives, advantages, disadvantages and how they are classified, specific function, general, specific manuals.  Among these manuals, we can find the procedures manual, its criteria, contents and descriptions.

  These administrative manuals contain the identification, index, introduction, purpose of the manual, scope of the application, authority, how to use the manual and directory, historical background, legal basis, functional structure, organizational structure and structure of each organic unit;  when we talk about the manual of processes or procedures contains the index, introduction, objectives of the manual, scope, how to use the manual, reviews and recommendations, organizational chart, interpretation of the organizational structure, organizational systems, type of departmentalization, extent of decentralization and  centralization, relationships between staff with line authority and advice, graphs, flow chart, procedural structure, narrative description of procedures, forms and instructions.

OBJETIVO GENERAL

Identificar los diferentes tipos de manuales que nos sirvan como una herramienta de soporte para implementarlo en la organización que nos llevara a la toma de decisiones administrativas

OBJETIVO ESPECÍFICO

· Fijar y almacenar las políticas, objetivos, funciones, responsabilidades, actividades entre otros componentes que contiene el manual administrativo de la organización

·         Conocer y comprender la estructuración que contiene un manual administrativo   

MARCO TEÓRICO

Manuales administrativos: son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permitan registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Manuales administrativos por su contenido: se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias como: historia, políticas, contenido múltiple y sobre la organización.

Manuales por su función específica:  es una función operacional especifica tratar como ventas, contabilidad y finanzas.

Manuales generales: es todo el organismo en conjunto como: la organización, los procedimientos y las políticas.

Manuales específicos: consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica determinando un tipo de actividad como: preselección y selección, auditorías internas y procedimientos de tesorería.

Manuales de procedimientos: señala los métodos precisos a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas

Los Manuales Administrativos

 Son aquellos documentos o registros que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar la información de la organización de manera ordenada y detallada, lo cual permite que sea fácil de manejas siendo una guía que señala el procedimiento a seguir como instrucciones, políticas departamentales, de bienvenida, de contenido múltiple, de técnicas, de puestos, entre otros.

Los manuales administrativos tienen un alto grado de importancia ya que estos nos ayudan a llevar un control del cumplimiento de las funciones, delimitan actividades, responsabilidades y funciones, lo cual permite una mejora en la eficiencia de los colaboradores y se reflejan como una fuente de información de la empresa que ayuda a coordinar y evitar duplicidad y fugas de responsabilidad, mejora los sistemas y reduce costos. Cómo medio de comunicación mantiene informados a los colaboradores claves de la organización sobre los deseos de esta, cambios, estructura organizacional, políticas y procedimientos, lo cual influye como un medio para toma de decisiones administrativas.

Al tener claridad de dichos propósitos se puede destacar que en los trabajadores influye como instructivo de sus objetivos, funciones, relaciones, procedimientos, normas, entre otros, por lo que además permite determinar y marcar con claridad los límites de sus responsabilidades, para evitar que dos o más personas realicen las mismas actividades, sabiéndolo o sin saberlo. Por ejemplo, en el departamento de Tesorería llevan un reporte de la cobranza por banco y en el departamento de Crédito y Cobranza se lleva un reporte de cobranza por banco o total. Esto es muy normal en las empresas grandes donde la gente desconoce lo que otras personas o áreas hacen y por ende también se detectan omisiones de dichas responsabilidades y además también contribuye o ayuda a la consecución o ejecución correcta de las labores que son asignadas a los trabajadores.

Los manuales administrativos cumplen como medio para la integración y orientación de los nuevos colaboradores pare que el proceso se realice de manera idónea como la inducción al cargo, adiestramiento y capacitación, análisis de tiempos, auditoría y evaluación.

En resumen, podemos deducir y comprobar que los manuales administrativos poseen muchas ventajas como que al implementarlos en la empresa sirven como un almacenamiento del plan organizacional con una adecuada comprensión que ayuda a indagar sobre los problemas y las modificaciones necesarias que se requieren y por ende se determinan las responsabilidades correspondientes a cada puesto según sus requerimientos e información de funciones y adiestramiento o inducción a los nuevos colaboradores de la organización. De Igual manera los manuales administrativos pueden tener desventajas no directamente relacionados a ellos, si no con las empresas, debido a que consideran que sus empresas no son los suficientemente grandes como para implementarlo, de igual manera consideran que es caro, laborioso y si su elaboración es deficiente o no se actualiza pueden causar inconvenientes en el desarrollo de operaciones y pierde efectividad.

Clasificación De Los Manuales Administrativos

Este son unos de los más eficaces en la toma decisiones en la administración, los manuales administrativos sobresalen gracias a que ayudan al aprendizaje de la organización, no obstante este elemento brinda una orientación precisa para la intervención o acción humana dentro de las unidades administrativas, son esenciales en los niveles operativos; ya que son una gran fuente de información, las cuales tiene como objetivo mejorar y orientar el esfuerzo de los empleados para  así lograr la realización de las tareas ya encomendadas.

La información depende de las necesidades que se presenta en cada organización, así se puede conocer el tipo de manual que requieren, se aclara este punto ya que esto abarca dichos manuales en la organización como lo son: Un departamento, oficinas, un puesto, y entre otras cosas.

Los manuales se pueden clasificar de múltiples maneras los cuales se les asigna un nombre los cuales pueden ser: por los diferentes organismos es decir si es públicos o privados. Estos manuales se determinan dependiendo el tipo de respuesta que se obtenga, cabe mencionar que podemos lograr un objetivo o varios.

1 tabla de ventajas y desventajas de los manuales administrados

Ventajas	Desventajas
1.Logra y mantiene un sólido plan de la organización.	1. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
2.Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.	2. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
3.Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la Organización.	3. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
4. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.	4. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Tipos Clasificación:

Por su naturaleza o área de aplicación:

Micro administrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

macro Administrativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización.

Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término meso administrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

Por su contenido:

Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

• Manual de historia: Tiene como propósito proporcionar información histórica sobre la organización como los son: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al trabajador una idea o conocimiento acerca de la tradición y filosofía qué organismo tiene, si se realiza de una manera correcta se logrará una motivación personal y gracias este el trabajador sentirá que hace parte la organización.
• Manual de organización: Mediante la descripción de los objetivos, funciones, responsabilidades y relaciones entre los distintos puestos nos muestra detalladamente la estructura organizacional
• Manual de políticas: Describe los lineamientos que deben ser seguidos en la toma de decisiones para él logra de los objetivos, es decir, nos da una base a la hora de realizar acciones. una correcta administración de este nos permite:

·         Mayor agilidad en la toma de decisiones

·         Permite descentralizar, mediante lineamientos a niveles intermedios

·         Proporciona una base para realizar de manera constante y efectiva revisión

• Manual de procedimientos: Centra la actividad operativa de la organización a través del análisis de los procedimientos administrativos. nos permite orientar de mejor manera el trabajo del personal, garantizando que se manejen de manera adecuada los sistemas y procedimientos administrativos previamente establecidos
• Manual de contenido múltiple: Consiste en la agrupación de dos o más categorías que se relacionen en la práctica administrativa. este tipo de manuales se realizan en organismos donde la cantidad de actividades, personal o simplicidad de la misma estructura organizacional nos permite realizar una “simplificación” de manuales

Por su función específica

Hace referencia a una función operacional específica a tratar. Entre estos manuales están

• Manual de producción: Abarca la necesidad de interpretar instrucciones en base a problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar procesos de fabricación, es propia de la organización, por lo tanto, estos los manuales son utilizados amplia mente
• Manual de compras: Se define el alcance de las compras, definir la propia función y los métodos a utilizar que afectan su actividad; este proceso debe estar por escrito
• Manual de ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y la rutina de información abarcadas en el trabajo de ventas. El personal de ventas debe tener un marco de referencia para la toma de decisiones cotidianas.
• Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

• Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

• Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

• Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

• Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa".

• Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

Manuales Generales

• Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

• Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

• Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Manuales Específicos

• Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
• Manual específico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
• Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir las políticas, pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, entre otras.
• Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

Estos manuales exponen con detalles la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existen entre ellos para el logro de sus objetivos. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual es personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, según convenga a las condiciones locales. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción de finanzas, de personal, etc, o uno sobre políticas generales. 

Manual de procedimientos

El manual de procedimientos es un componente de control interno dentro de las organizaciones que contiene políticas e información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene funciones, responsabilidades, instrucciones y políticas  y así lograr el trabajo de toda la organización esto manuales se pueden clasificar en manuales de procedimientos de oficina y de fábrica  estos manuales de procedimientos se pueden representar con ilustraciones en base a diagramas, cuadros y dibujos para aclarar datos; estos manuales suelen llevar una guía que puede ir llenada con un ejemplo o con instrucciones de como llenarlo  y aclarar datos.

El manual de procedimientos debe de tener clara de las normas generales de la organización y comprensión total de la organización básica de la misma, tiene contenido múltiple acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada.

Es una fuente básica de referencia para el responsable de la actividad e información general para cada colaborador interesado en la actividad-

Es necesario evaluar y estudiar bien los requisitos que deben reunir toda la documentación necesaria para realizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de evaluación y diagnóstico del procedimiento

Las ventajas de los manuales de procedimientos es que permite a los colaboradores conocer la cultura organizacional, facilita la comprensión de los objetivos, políticas, estructura de funciones de cada área de la organización, facilita y ahorra tiempo en la selección y capacitación de los colaboradores que ingresen a la organización y proporcional lineamientos necesario para la toma de decisiones y el desempeño de sus funciones también sirve como base de adiestramiento de los nuevos colaboradores, facilita las capacitaciones requeridas en la organización, determina responsabilidades de cada puesto o área de trabajo, evita los conflictos ínter estructurales.

El manual de procedimientos debe de tener el siguiente contenido:

ü  Índice

ü  Introducción

ü  Objetivos del manual.

ü  Alcance.

ü  Cómo usar el manual.

ü  Revisiones y recomendaciones.

ü  Organigrama.

ü  Interpretación de la estructura orgánica.

ü  Sistemas de organización (línea, funcional)

ü  Tipo de departamentalización (geográfica, por producto.)

ü  Amplitud de la des centralización y centralización.

ü  Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.

ü  Gráficas.

ü  Diagramas de flujo.

ü  Estructura procedimental.

ü  Descripción narrativa de los procedimientos.

ü  Formas.

ü  Empleadas (por lo general planeadas y re diseñadas).

ü  Guía de las formas empleadas.

Es importante tener en cuenta el diagnóstico en los procedimientos administrativos y los manuales de procedimientos, así como las técnicas de investigación documental y de campo.

      

CONCLUSIONES

Los manuales administrativos facilitan y ayudan para tomar decisiones, no obstante, se debe tener en cuenta que dichos manuales pueden tener una gran variedad de información cómo historia, políticas y procesos que nos sirven para obtener los objetivos y metas se quieren alcanzar. Estás herramientas ayudan a las organizaciones si se realiza de una manera correcta ya que pueden costos económicos altos e inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, se debe actualizar de una manera constante para que no pierda su efectividad.